Primero de todo, darte la enhorabuena si ya has decidido contratar a una asistente virtual para asignarle tareas de tu negocio. Eso significa que estás dispuest@ a avanzar en tu negocio y dedicarle tu tiempo a lo que más necesites. Y segundo, este es el lugar adecuado para descubrir las herramientas que te permitirán delegar tareas

Si aún estás dudando en qué hace un asistente virtual y en qué puede ayudarte, visita “qué es y cómo ser asistente virtual

Siempre que empiezo una nueva relación con un cliente, tengo claro que es necesario realizar una reunión con él para saber de qué manera vamos a actuar, qué trabajo necesita delegar, cómo vamos a comunicarnos, etc.

Algo necesario para que el trabajo vaya sobre ruedas

Siempre recomiendo a mis clientes una serie de herramientas que nos facilita llevar a cabo un trabajo ordenado, eficaz y con una buena comunicación.

Así que hoy te voy a contar las 4 herramientas básicas que uso para agilizar la gestión del día a día y que son imprescindibles en mi negocio.

Kit de herramientas para empezar con tu asistente virtual

1. Lastpass

¿Sabías que no recomiendan utilizar las mismas contraseñas en más de un sitio?

Para mí esta herramienta es una de las más importantes.

Lastpass es un gestor de contraseñas que te permite guardar todos los usuarios y claves de cada una de tus cuentas en un lugar seguro. Además, ¡tiene una versión gratuita!

¿Cuáles son sus ventajas para ti y tu asistente virtual?

Más cómodo: Siempre dispondrás de tus contraseñas a mano y será imposible que te equivoques y además tendrás acceso total sobre lo que compartes, podrás dar y quitar permisos siempre que lo necesites.

Ahorráis más tiempo: Se conectará automáticamente a tu sitio web

Seguridad: las contraseñas largas son más seguras y podrás enviar a tu asistente virtual desde el mismo gestor las claves sin que nadie más las veo o tenga acceso a ellas.

2. Google Drive

Es una herramienta muy completa y ¡seguro que ya estás usando!

Si no es así, Échale un vistazo a través de Gmail, podrás almacenar documentos, fotos, audios, videos… Lo que necesites.

Es muy fácil de utilizar y os facilitará el trabajo.

Además, podéis crear documentos de texto, hojas de cálculo, presentaciones y formularios que ambos podréis retocar y trabajar sobre ellos al mismo tiempo. ¿No es fascinante?

Hay una versión gratuita que te brinda 15GB de almacenamiento y también puedes optar por Google Workspace, una versión de pago para empresas que ofrece muchas posibilidades.<br>Por si te interesa, aquí te dejo el link con toda la información:

https://workspace.google.com/intl/es/

3. Trello

Otra maravillosa herramienta que me encanta y es muy manejable

Con ella puedes gestionar cualquier proyecto de forma muy visual que te permitirá trabajar con agilidad y estar organizado con tu asistente virtual

Se estructura en Tableros, Listas y Targetas. Ahora parece muy complicado, pero en cuestión de segundos y con la ayuda de tu AV ¡verás lo fácil que es de usar!

Podrás asignarle las responsabilidades, establecer fechas de entregar, adjuntar archivos, hacer checklist de las tareas… ¡Y miles de cosas más!

Además, puedes integrarlo con otras aplicaciones como Outlook, Gmail, etc.

4. Slack

Y esta es la última herramienta que he añadido a mi lista porque para mí ha sido el mayor descubrimiento a nivel organizacional.

Es una aplicación de mensajería para empresas. En mi opinión, está a otro nivel muy diferente a WhatsApp y Gmail.

¿Y por qué lo creo así?

Slack viene a ser un chat, pero mucho más efectivo. Con esta herramienta puedes enviar mensajes de texto de forma instantánea sin la necesidad de escribir un correo electrónico y nunca estar seguro de si le va a llegar o si lo va a leer

Puedes dividir las conversaciones en los llamados Canales.
Por lo que puedes escribir por ellos a tu AV y siempre tendréis organizados los mensajes y el trabajo de manera temática.

A mi parecer, es la más completa, aquí podrás compartir archivos, emoticonos, notas… y puedes integrar muchas aplicaciones como Google Drive, Calendar, Zoom, Trello y muchísimas más.

Se podría decir que es el premio gordo en la lotería. Un TODO EN UNO.

Además, dispone de una versión gratuita en la que se pueden añadir las personas que sean necesarias en el mismo espacio de trabajo, y solo habrá que establecer canales abiertos o cerrados en función de si queréis que sean públicos o privados para todos los integrantes.

Estas son las 4 herramientas básicas que te aconsejo para empezar con tu asistente virtual.

¿Te animas a ponerlas en uso conmigo?